Data ultimo aggiornamento: 08/11/2017

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Integrazione con Word/OpenOffice

Da Business Net 2011 SR1 è possibile utilizzare la stampa su Word per generare documenti di OpenOffice (.odt).

Business integra Word per le seguenti funzioni:

  • Stampa di estratti conto, solleciti di pagamento, liste di scadenze in genere prelevando informazioni dall'archivio scadenziario e dalle tabelle collegate (clienti/fornitori, forma di pagamento, ecc...); la funzione è richiamabile da Stampa/visualizza scadenziario del modulo di contabilità generale
  • Stampa di ordini, conferme d'ordine e preventivi, direttamente dal programma di Gestione ordini, del modulo corrispondente, prelevando informazioni dall'archivio ordini/impegni e dalle tabelle collegate (clienti/fornitori, articoli, forma di pagamento, ecc...)
  • Stampa di ordini, conferme d'ordine e preventivi, nonchè solleciti su ordini fornitori, dal programma Stampa ordini, sempre prelevando informazioni dall'archivio ordini/impegni e dalle tabelle collegate (clienti/fornitori, articoli, forma di pagamento, ecc...), sia per la stampa di ordini, conferme d'ordine e preventivi, sia per la stampa di solleciti a fornitori
  • Stampa di circolari e di lettere a particolari clienti e/o fornitori e/o leads (per esempio auguri per natale, avvisi di qualsiasi genere, ecc...); la funzione è disponibile nella voce Liste selezionate clienti/fornitori del menu archivi comuni
  • Stampa di offerte, direttamente dal programma di Gestione offerte, del modulo CRM
  • Stampa di documenti e tabulati a partire dagli archivi leads, opportunità, attività del modulo CRM, disponibile col programma Stampa leads/opportunità/attività/offerte
  • Stampa di elenchi di articoli di magazzino, disponibile in Liste selezionate articoli
  • Stampa di listini articoli con prezzi e sconti, disponibile nel programma Stampa listini

Tramite regitro di Business NET è possibile gestire le opzioni di registro OPZIONI (o OPZIONIUT) /Nomesottocartella e /NomesottocartellaIn e BS--AOLE/OPZIONI/Cartella_per_documenti. Di default il modello viene proposto in base all'ultimo utilizzato (recent), tramite l'opzione Cartella_per_documenti è possibile specificare la base di partenza per la ricerca della dir dove prelevare/salvare i files ((di default viene preso il valore di OfficeDir del profilo di Business NET corrente). Con l'opzione NomesottocartellaIn viene aggiunta alla Cartella_per_documenti per identificare la directory dove risiedono i modelli dei documenti dot e dotx. Valori possibili: DEFAULT viene proposta come dir quella del recent; OPNOME identifica la sottodirecotry uguale al nome dell'operatore di Business NET corrente; in tutti gli altri casi NomesottocartellaIn = sottodirectory di Cartella_per_documenti (che deve esistere). L'opzione Nomesottocartella si comporta come NomesottocartellaIn, ma serve per il/i file/s da generare. Nomesottocartella e NomesottocartellaIn vengono lette dal registro di BUSINESS/OPZIONI o OPZIONIUT dei programmi: BS--LSEL, BSCGSTSC, BSCRGSOF, BSCRMAIM, BSCRSTAM, BSORSCHO, BSORGSOR, BSORCONF, BSMGLSAR.

Nella sottodirectory Office dopo l'installazione di Business sono presenti i files .dot utilizzabili dai programmi come elencato nella seguente tabella:

Nome dll Nome programma Nome file dot
BSCGSTSC STAMPA SCADENZARIO (CG) SCADEN.DOT
BSCGSTSC STAMPA SCADENZARIO (CG) SOLLEC.DOT
BSCRGSOF GESTIONE OFFERTE (CRM) OFFERTE.DOT
BSCRMAIM AZIONI DI MAILING/FAXING MASSIVO (CRM, NB: la lista selezionata deve essere di tipo Clienti/Fornitori) NATALE.DOT
BSCRMAIM AZIONI DI MAILING/FAXING MASSIVO (CRM, NB: la lista selezionata deve essere di tipo Clienti/Fornitori) OFFERTE.DOT
BSCRMAIM AZIONI DI MAILING/FAXING MASSIVO (CRM, NB: la lista selezionata deve essere di tipo Lead) LEAD.DOT
BSCRSTAM STAMPA LEAD/OPPOR./ATTIVITà (CRM) CRACT.DOT
BSCRSTAM STAMPA LEAD/OPPOR./ATTIVITà (CRM) LEAD.DOT
BSCRSTAM STAMPA LEAD/OPPORTUN./ATTIVITà (CRM) OPPORTUN.DOT
BSCSGSCO GESTIONE CONTRATTI (CS) CONTRATTI.DOT
BSCVGESC GESTIONE PREVENTIVI COMMESSE (CV) PREVENTIVI_CV.DOT
BS--LSEL LISTE SELEZIONATE CLIENTI (NB: la lista selezionata deve essere di tipo Clienti/Fornitori) ASSIST.DOT
BS--LSEL LISTE SELEZIONATE CLIENTI (NB: la lista selezionata deve essere di tipo Clienti/Fornitori) NATALE.DOT
BS--LSEL LISTE SELEZIONATE CLIENTI (NB: la lista selezionata deve essere di tipo Lead) LEAD.DOT
BSMGLSAR LISTE SELEZIONATE ARTICOLI ANAARTI.DOT
BSMGLSAR LISTE SELEZIONATE ARTICOLI ANAARTI1.DOT
BSMGLSAR LISTE SELEZIONATE ARTICOLI ANAARTIGIF.DOT
BSMGSTLI STAMPA LISTINI (VE) LISTINI.DOT
BSMGSTLI STAMPA LISTINI (VE) LISTINIGIF.DOT
BSORCONF STAMPA ORDINI/CONF.ORDINI/PREVENTIVI (OR) SOLLORDINI.DOT
BSORGSOR GESTIONE ORDINI (OR) ORDINI.DOT
BSORSCHO STAMPA SCHEDE ORDINI (OR) SCHEDEORDINI.DOT
BSORSCHO STAMPA SCHEDE ORDINI (OR) SCHEDEORDINIRAGG.DOT
BSPABOLL GESTIONE PARCELLE/NOTULE (PA) PARCELLE.DOT
BSPASTSS STAMPA SCAD. DI STUDIO E CIRCOLARI (PA) SCADSTUDIO.DOT
BSPMEMDO GEST. STRUTTURA/AVANZ. COMMESSE (PM) TASK.DOT
BSPMGCOM GEST. STRUTTURA/AVANZ. COMMESSE (PM) PREVESTERNO.DOT
BSPMGCOM GEST. STRUTTURA/AVANZ. COMMESSE (PM) PREVINTERNO.DOT
BSPMGCOM GEST. STRUTTURA/AVANZ. COMMESSE (PM) PROGETTO.DOT
BSPMGCOM GEST. STRUTTURA/AVANZ. COMMESSE (PM) TASK.DOT

E' inoltre presente il file BUSINESS.DOT, il modello globale che contiene l'elenco dei campi di tutti gli altri file .dot.

Ordini.dot è un esempio di modello Word che può essere utilizzato per la stampa di ordini impegni e preventivi. Qualora sia necessario modificare detto modello per adattarlo alle proprie esegenze (logo azienda, campi in più o in meno, disposizione dei campi, ecc.), si consiglia di :

  1. farsi una copia di detto file , nominando la copia per es. mioordi.dot
  2. modificare mioordi.dot con Word aprendolo e salvandolo come Modello
  3. utilizzare mioordi.dot come modello al momento della stampa su Word da gestione ordini/impegni/preventivi

Per modificare ordini.dot oppure mioordi.dot (ma questo vale anche per gli altri modelli di Word forniti come esempio) è necessario aprire il file, e nei modelli aggiungere il modello Business.dot.

Business.dot infatti contiene alcune macro scritte in Word-Basic necessarie per l'inserimento dei segnaposto e degli identificatori di inizio e fine corpo.

I segnaposto sono delle sigle delimitate da parentesi graffe che corrispondono ad un campo dell'archivio/tabella che deve essere riportato nel documento finale. (in modo simile al meccanismo della stampa unione). Per inserie un nuovo segnaposto, posizionarsi nel punto in cui il campo deve apparire, e poi dal menù richiamare Business|Zoom Ordini e selezionare uno dei campi descritti e disponibili in elenco.

Gli identificatori di inzio e fine corpo sono {InizioCorpo} e {FineCorpo} e delimitano la porzione di testo che deve essere ripetuta al cambiare della riga ordine, a parità di cliente o fonitore (a parità di numero d'ordine...). Ogni documento complesso, infatti, come un ordine, si compone di tre parti : testata(dati del fornitore,num. del documento, ecc.), corpo (elenco dei prodotti ordinati) e piede (condiz. di pagamento, totale ordine, ecc.). I due identificatori servono per delimitare la parte centrale.

SollOrdini.dot è un modello utilizzabile come punto di partenza per la creazione di modelli per l'invio di solleciti fornitori sulle righe d'ordine scadute o in scadenza, raggruppate per fornitore (non per ordine).

Scaden.dot e sollec.dot sono due modelli di partenza (e contemporaneamente di esempio) per produrre stampe di solleciti di pagamento ed estratti conto, oppure lettere di insoluti. La tecnica per modificare o creare nuovi modelli è la stessa vista per ordini.dot. La differenza principale è che nel menù Business per inserire segnaposti avrà il comando Zoom Scadenze.

Natale.dot e Assist.dot sono modelli di esempio e di partenza utilizzabili da Gestione Lista selezionata, per l'invio di circolari, avvisi, auguri, ecc.

Anaarti.dot (solo per Word 97) è un modello utilizabileda Gestione Lista selezionata articoli.

Anaartigif.dot è analogo al modello precedente, ma prevede la rapprsentazione nel modello dell'immagine gif dell'articolo inserita nell'anagrafica articolo.

Listini.doc (solo per Word 97) è un modello di partenza per la stampa di listini con Stampa Listini Articoli.

Listinigif.dot : come sopra ma con la raprpesentazione dell'immagine gif/jpg del prodotto.

Parcelle.dot : esempio di modello per stampa di parcelle dal programma 'Gestione parcelle/notule'.

Scadstudio.dot : esempio di lettera - modello per avvertire un cliente dello studio dell'imminenza di un adempimento fiscale/amministrativo (da utilizzarsi con il programma 'Stampa scednze di studio')

task.dot, previnterno.dot, prevesterno.dot : sono modelli utilizzati dal modulo project management. Vedi guida relativa al modulo Project Management.

Lead.dot, opportun.dot, cract.dot, sono modelli utilizzabili da 'Stampa leads, opportunità, attività, offerte' del modulo CRM (rispettivamente per stampare leads, per stampare opportunità, per stampare attività); il primo può essere utilizzato anche da gestion eliste selezionate, se la lista è di tipo Leads

Offerte.dot è un modello utilizzabile come base per il programma 'Gestione offerte' del modulo CRM.

NB: Business presuppone per tali funzioni l'esistenza di Word 7 o Word 8 o Word 2000 (=Word 9) (versioni a 32 bit) oppure di Word 6 installati sulla stazione di lavoro; per poter utilizzare Word 6 (la versione 16 bit disponibile in Office 4.x) è però necessario utilizzare la convenzione 8.3 per i nomi dei file e delle directory e quindi è necessario aver installato Bisiness non in \Programmi\Bus ma in \Bus (per esempio...) ed usare nomi di file, anche per i modelli, lunghi al massimo 8 caratteri. Tuttavia, alcune funzioni, come per es. la stampa da scadenziario su Word con l'opzione Genera un documento per ogni nominativo, non possono essere utilizzate perché richiedono espressamente la possibilità di utilizzare i nomi lunghi (che Office a 16 bit non supporta).

Per utilizzare versioni di Word precedenti alla versione 8 è necessario indicare nel Registro di Business (vedi alla parte relativa) quale versione di Word viene utilizzata (versioni 6 e 7 sono in questo senso assimilate). Questa indicazione va eseguita inserendo col programma Gestione Registro di Business la proprietà RelWord = 7 nelle seguenti cartelle :

  • BSORGSOR\OPZIONI (per la stampa di ordini, conf. ordii e preventivi)
  • BS--LSEL\OPZIONI (per la stampa di circolari da Gestione Lista selezionata)
  • BSCGSTSC\OPZIONI (per la stampa di estratti conto, solleciti, ecc. da Stampa scadenziario)
  • BSMGSTLI\OPZIONI (per la stampa di listini)
  • BSMGLSAR\OPZIONI (per la stampa di elenchi di articoli da Lista selezionata articoli)

FORMATTAZIONE DEI CAMPI

E' possibile formattare i campi esposti nel documento. Il delimitatore di informazione nel marcatore è il ';'. Alcuni esempi:

{an_descr1;S} campo di testo normale 'S'. Se non si mettono parametri particolari è il formato di default
{an_cap;N} campo numerico senza decimali
{an_cap;N;S} campo numerico senza decimali: se il valore del campo è 0 non deve venir stampato
{mo_prezzo;D2} campo numerico con 2 decimali. Dopo la D è possibile inserire un numero tra 0 (nessun decimale) e 9
{mo_quant;D3;S} campo numerico con 3 decimali. se il valore del campo è 0 non deve venir stampato
{mo_datcons;T} campo data
{mo_prezzo;X#,##0.00} campo formattato come da parametro indicato dopo la X (format VB)
{td_allegato;DOC} il contenuto del campo è in realtà una path ad un file che verrà inserito nel documento come con la funzione 'Inserisci file'
{td_immagine;IMG;463;463} il contenuto del campo è in realtà una path ad un file di immagine che verrà inserita nel documento. I parametri dopo IMG sono l'altezza e la larghezza del file (per ottenerle basta andare da explorer sul file, proprietà, ...)
{td_tipork;V}

Il contenuto del campo deve essere tradotto. Per eseguire la traduzione viene aperto il file 'Bswordreplace.txt' presente sul server nella cartella \Office. Il file deve essere realizzato nel formato nome marcatore|valore|nuovo valore. Esempio:

td_tipork|X|Impegni di trasferimento
td_tipork|V|Impegno cliente aperto
td_tipork|$|Ordine fornitore aperto
td_acuradi| |(Nessuno)
td_acuradi|D|Destinatario
td_acuradi|M|Mittente

se il file non esiste (o non è raggiungibile) o nel file non è presente il marcatore con il valore passatogli il dato non verrà tradotto.

Stampa su word/openoffice con possibilità di allegati statici se si opta per l'invio email

Con la stampa su word ed invio per e-mail è possibile poter allegare anche degli allegati statici associati al documento di Word da inviare. Ad esempio con una lettera di presentazione è possibile allegare delle brochure in formato pdf, piuttosto che immagini o altri documenti di Word. Per aggiungere degli allegati all'e-mail basta aprire il modello ed inserire nei 'commenti' una o più righe con la seguente sintassi:

{ALLEGATO:nome_dell_allegato}

Ad esempio:

{ALLEGATO:C:\BUS\Office\bilancio.xls}

{ALLEGATO:C:\BUS\Office\prova.pdf}

Con office 2013 (per file .dot e dotx) si accede da menu file -> impostazioni:

Con libreoffice (per file .ott), si accede da menu file -> proprietà:

Come configurare in un nuovo file modello (.dot) il menù Business e le macro
(versione di riferimento: Office Word 2003)

Per configurare un nuovo modello preocedere nel seguente modo:

  • creare il nuovo modello e salvarlo (per esempio Nuovo.dot)

  • dal menù "Strumenti | Modelli e aggiunte..." aggiungere e agganciare il modello Business.dot

  • dal menù "Strumenti | Personalizza..." posizionarsi sul tab "Comandi" ed aggiungere un nuovo menù che rinomineremo in "Business"

  • una volta aggiunto il nuovo menù, sempre dal tab "Comandi", cliccare sul pulsante "Ridisponi comandi..." e posizionarsi nuovo menù "Business" aggiunto prima sulla "Barra dei menù"

  • a questo punto in questo menù possiamo aggiungere le macro (aggiunte all'inizio con il file modello Business.dot) come voci

  • rinominiamo ora la voce aggiunta

  • a questo punto cliccando sulla voce di menù "Business | Zoom Articoli" viene eseguita la relativa macro agganciata e viene mostrato lo zoom dei campi disponibili (N.B.: una volta terminata la configurazione del menù salvare il file Nuovo.dot)

Come aprire un modello *.dot di business con word 2007

Come prima cosa è necessario collegare il modello Business.dot generico (ciò che fino a Word 2003 si faceva dal menu Strumenti\Modelli e aggiunte). Procedere in questo modo:

  1. Cliccare sul pulsante tondo in alto a sinistra con il logo di Office;

  2. Premere il pulsante Opzioni di Word;

  3. Andare sulla scheda di sinistra Componenti aggiuntivi;

  4. Nel combo box Gestisci scegliere la voce Modelli e premere Vai; apparirà a questo punto la vecchia finestra di Modelli e aggiunte, aggiungere il Business.dot e spuntarlo.

NB: molti modelli *.dot, pur avendo la macro abilitata e il livello di protezione basso non abilitano il pulsante Business nella scheda Componenti aggiuntivi.

Alle volte questo menu è bloccato e l'unico modo per poterlo utilizzare comunque è quello di utilizzare le macro, per fare ciò è necessario andare sulla scheda Visualizza e premere il pulsante Macro tramite il quale apparirà l'elenco degli zoom disponibili per i vari modelli *.dot di Business.

Selezionare lo zoom appartenente al modello *.dot su cui si sta lavorando e premere Esegui. ATTENZIONE: ricordarsi di selezionare uno zoom consono al modello dot aperto, ad esempio se ho aperto Natale.dot devo obbligatoriamente scegliere lo zoom anagrafiche; se ho aperto Offerte.dot devo obbligatoriamente scegliere lo zoom offerte, e così via.

Integrazione con OpenOffice

Questa funzionalità permette di creare file ".odt" da file ".ott" (modelli di OpenOffice / Libreoffice), è stata sviluppata con OpenOffice/Libreoffice versione 3.3 e permette la generazione dei file senza aver bisogno di Microsoft Office e/o OpenOffice installato, ma crea il file direttamente con un motore interno. Non gestendo la creazione del file con le primitive di OpenOffice, è possibile che file complessi non vengano gestiti correttamente, inoltre si rammenta che il principale motore di stampa è Microsoft Word. Al momento nei programmi di stampa su Word non è possibile scegliere tramite il comando "apri file" modelli ".ott", per cui il nome dei file deve essere indicato manualmente, oppure quando si effettua la ricerca occorre indicare nel file da cercare ".".

Seguono alcune considerazioni generali in merito:

  • Nel file da creare o nei file allegati non possono esserci oggetti "Ole" incorporati o lincati.
  • Possono essere inserite immagini con le estensioni più comuni (.jpg, .gif, .png, .bmp, ...).
  • Dopo il marcatore [iniziocorpo] se si cambia lo stile del testo va a capo, per rimanere sulla stessa riga occorre che il marcatore [iniziocorpo] sia dello stesso stile di quello che lo segue.
  • I marcatori [iniziocorpo] e [finecorpo]devono essere racchiusi sempre in una griglia (vedi anaarti.ott).
  • Per passare da un ".dot" ad un ".ott" non basta aprirlo e salvarlo con nome, perché sono file diversi e dopo il salvataggio può essere necessario riaprire il file ".ott" ed apportare le modifiche del caso.
  • Le immagini "fisse" vanno inserite nel modo seguente: da file->inserisci immagine, sull'immagine tasto DX->ancoraggio->ancora al carattere, oppure in alternativa si può aggiungere l'immagine all'interno di una griglia.
  • Non è possibile utilizare i file ".ott" con i moduli "E-mail integrata e Crm" insieme.
  • Come per il motore per la stampa su Winword, non è possibile mettere marcatori in intestazione e/o piede pagina.
  • I file allegati possono essere solo documenti di tipo ".odt" (è possibile inserire file da allegare al documento in creazione dal modulo "CRM->Gestione Offerte".

I modelli da utilizzare sono quelli con estensione ".ott"

Installazione Business-1.0.0.oxt

Se installata l'estensione per OpenOffice Business 1.0.0.oxt, da la possibilità di avere nel menù di OpenOffice Writer, una nuova voce con all'interno le macro per l'inserimento di marcatori.

Per installarla avviare OpenOffice Writer, selezionare la voce di menù "strumenti->gestione estensioni". Ravviando OpenOffice Writer nel menù appare la voce "Business" con all'interno le varie macro suddivise per tipologia. Per poter richiamare la macro (se non parte) è necessario diminuire la protezione sulle macro, da menù strumenti->opzioni->sicurezza->macro ed impostare la sicurezza su "medio".

Quanto sopra riportato vale anche per LibreOffice, il funzionamento è stato testato sulle versioni 3.3

NB: il motore principale è e rimane Windows Word, per il fatto che non sfrutta le api di OpenOffice ma i file vengono scritti con un nostro motore interno. Con il nuovo sistema non è garantito il funzionamento con file troppo complessi (tabulazioni particolari, file contenenti oggetti particolari, grafici, griglie complesse, oggetti ole collegati, etc...). E' stato realizzato solo come sistema alternativo per coloro che non vogliono acquistare Microsoft Office, ma se si ha la necessita di utilizzare funzionalità spinte è necessario utilizzare Microsoft Word.

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